• Ana Sayfa
• Hakkımızda
• Hizmetlerimiz
• İletişim
• Referanslar
• Projelerimiz

EDYS

 

ELEKTRONİK DÖKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ (EDYS)

Kennedy (1997, s.6) elektronik belge yönetim sistemini (EBYS) Bir kuruluşta bulunan tüm dosyaları aynı çatı altında toplayarak, belirlenmiş kriterlere ve güvenlik tanımlamalarına göre belgelere erişimi sağlayacak ve yaönetecek gelişmiş sistemlerdir� şeklinde ifade etmektedir.
Kağıtsız ofis� olarak adlandırılan EBYS; kurum ve kurluşlarını bünyelerinde oluşturulan ve elektronik belgelerin üretim, düzenleme, kullanım, sevk ve arşivlenmesi için gerekli tüm işlemlerin elektronik işlem içinde yapabilen özel ve bütünleşik yapılı, donanım, yazılım ve programlar bütünü olarak karşımıza çıkmatadır.
Aslında EBYS'den amaçlanan, bir ölçüde günümüz koşullarının zorlamasıyla, belgelerin erişiminde, kullanımında ve kontrolünde daha hızlı, daha etkin, daha kolay ve daha ekonomik kullanım kabiliyeti sunmaktır. Bielawski (1996, s.13) ise şu tespitte bulunuyor:
Bazıları World Wide Web'de olduğu gibi elektronik dökümanları taşıma işlemi olarak düşünür. Bazıları da, çalışma gruplarında yatırılan ve organize edilen benzer dökümanların yaratıldığı ve kontrol edildiği bir sistem olarak düşünülür. Diğerleri ise güvenlik amacıyla kontrol etmeyi ve kontrol sistemini sağlamayı düşünür.
Aslında EBYS bu üç sistemi de içerir. Bunlar yaratma, yaönetim ve bilgilerin dağıtım aşamalarıdır.�
EBYS büyük kurumsal değişimleri beraberinde getirmektedirler. Geleneksel olarak kağıda dayalı eski alışkanlıkları ortadan kaldırmakta, buna karşın hızlı, kullanışlı ve pratik yepyeni bir sistem ortaya çıkmaktadır. Bu sistem, idarecilere doğru, hızlı ve daha iyi yönetilebilir bilgileri iletebilmektedir. Daha az personelle yükse kalitede iş çıkarabilmekte ve daha çok kullanıcı memnuniyeti sağlayabilmektedir.
Bir belgenin üretilmesinden arşivlenmesi ve imhasına kadar geçen süreleri düşünecek olursak, belgeler genel olarak aşağıdaki süreçlerden geçmektedirler. Bu süreçler bazen bir kez bazen de birkaç kez üst üste tekrar edilebilmektedir.

Elektronik Belgelerin Oluşumu

Elektronik belgelerin oluşmasının iki yolu bulunmaktadır. Bunlar:

Hangi ortamda olmuş olursa olsun bir belgenin EBYS aktarılmasında belli süreçlerden ve uygun teknolojiler ile aktarılması gerekmekedir. Süreçler birçok kurumda farklılıklar gösterebilir. Kurumsal alışkanlıklar, yönetmelikler ve ihtiyaçlar bu konuda belirleyici unsurlardır. Aynı zamanda kurumun yeri, sorumlulukları ve iş yoğunluğu gibi etmenler de önemli yer tutar. Gelen belgeler farklı nitelikte, ebatta ve yoğunlukta olabilir. Yine belgeler çeşitli yollardan kurum ve kuruluşa ulaşabilir. Farklı belgeleri kurum ve kuruluşun iş prrensipleri doğrultusunda uyarlayabilmek son derece önem arz etmektedir.

Kurum ve kuruluşlara gelen kağıt tabanlı belgelerdir. Bir başka ifade ile basılı belgelerdir. Dergi, kitap, mektup, rapor, broşür, yönetmelik, talimat gibi belgeler elektronik ortama tarayıcılar (scaner) ile aktarılmaktadır. Bu durumda tarayıcılar sistemin önemli bir parçasıdır. Kağıt besleyicinin boyutları ve yatay tarama ünitesinin bulunması ihtiyaca göre dikkatlice belirlenmelidir. Yanlış seçim ve hatalı besleme işgücünü ikiye katlayabilir.
Bir diğer önemli konu ise tarayıcının görüntü kalitesidir. İmaj tarayıcısının birinci işlevi belgeyi yakalama ve sayfa üzerindeki yazı ve imajları sayısal formata çevirmektir. Tarayıcı tipleri aşağıda listelenmiştir (PaperPlus, 21 Mayıs 2004):

Tarayıcının performans parametreleri; hızı, otomatik, yükleme kapasitesi, tarama yoğunluğu ve istasyon sayısıdır. Kurum ve kurluşun ihtiyacı olabilecek tarayıcılar yerinde birçok denemeler yapılarak ve farklı ihtiyaçlar yarinde tespit edilerek uygun seçenek belirlenebilir. Çift taraflı tarama, gürültü azaltma gibi görüntü işleme işlevleri açısından olduğu gibi.

Analog bilgi; ses, video kayıtları gibi bilgisayar ortamına doğrudan aktarılamayan bilgi tipidir.bu tüğr bilgilerin aktarımı için bilgisayarda ara donanımların kullanılmaı ve bunlara ilgili programların ilgili bilgisayarlara yüklenmiş olması gerekir. Örneğin analog bir bilgi türü olan ses kaydının sisteme aktarılabilmesi için, bilgisayarda ses kartı; bir videonun aktarılabilmesi için ise, bir video kartının monte edilmiş ve ilgili programlarının yüklenmiş olması gerekir (Paperplus, 21 Mayıs 2004).

Kurumlarda bilgisayarlaşmanın hızla gelişmesi ile, belgelerde elektronik ortamda doğmakta ve yine elektronik ortamda hedef bilgisayarlara ağlar üzerinden elektronik bilge olarak gönderilmektedir. Günümüzde elektronik belge iletişimi için ulusal ve uluslararsı alanda e-posta sistemi çok yaygın olarak kullanılmaktadır. Bununla beraber Kamu-Net gibi ulusal ağlarda gelişim göstermektedir. Elektronik belgeler yerel bilgisayar ağları (LAN), geniş bilgisayar ağları (WAN), intranet ve extranet gibi ağlarla belirli kurallar çerçevesinde, kolay ve güvenli (göreceli olarak) olarak dolaşabilmekte ve giriş çıkış yapabilmektedir.

Günümüzde birçok kurum ve işletme daha mıodern alternatifler bulunmasına rağmen geleneksel alışkanlıkları nedeniyle fakstan vazgeçememektedirler. Teleks mankineleri 1978 ile 1988 yılları arasında en güvenli belge iletişim aracı olarak görülmekteydi. Ulusal ve uluslararası alanda çok yaygın olarak kullanılmaktaydı. Ancak faksın icadı teleks ve teleteks makinelerini gözden düşürdü (Abahçe, 21 Haziran 2004; Kets, 2004). Faks cihazları ucuzluğu, güvenirliliği, kullanım kolaylığı ve çok yaygın oluşu nedeniyle hala belge iletiminde/dağıtımında yoğun olarak kullanılmaktadır. Faksın tüm avantajlarından faydalanıp ve dezavantajlarından kurtulmak için faks yönetim sisteminin elektronik belge yönetim sistemiyle bütünlenmesinin yapılması gerekir. Sistemin faks bütünlemesi sağlanması durumunda, gelen faks belgeleri otomatik olarak sisteme alınmış olacak, böylelikle faksın tüm avantajları sayısal ortama taşınmış olacaktır. Faks bütünlemesi yapılmaması durumunda ise, gelen faks kopyaları taranarak sisteme alınabilir ki bu da emek yoğun bir çalışmayı beraberinde getirir (Abahçe, 21 Haziran; Kets, 2004).

Mikrografi kelime; literatürde çok sıklıkla kullanılan belgelerin büyütme olmaksızın okunamayacak kadar küçük görüntüler olarak film üzerine kayıt teknolojini tanımlayan terimdir. Mikrofilm ve mikrofilme alma günümüzde de geniş kapsamlı kullanılmaya devam eden temel kavramdır (Bordo Doküman, 2005). Bir tarih belirtmek gerekirse mikro-görüntülerin üzretilmesi ilk olarak 1852 yılı civarındadır.1870'lerin güvercin postası modern mikrografinin temelini atmıştır. Dokümanların filme alınmasının düzenlenmesi gerekmiştir. Dokümanın fotoğraflanması, pozların film üzerindeki saklı görüntüyü oluşturan banyo işlemi, ardışık oranlı büyütme ve kağıda baskı alma için cihazların tedarik edilmesi gerekmiştir. Ancak 60 yıl geçmeden, bir grid paterni içine görüntülerin film üzerine kaydedilmesi 1930'ların sonuna doğru gerçekleşmiştir. Bu erken dönem filmlerin çoğu kütüphanelerde kullanılan dizin kartlarının boyutlarındalardı. Aynı sıralarda, film sayfası kullanarak mikro görüntülerin kaydedilmesini adım adım tekrarlayan bir kamera dizaynı gerçekleştirmiştir. Fransa'da bilinen ismi FİÅ�'tir. Bundan dolayı bu format için geçerli terim MİKROFİÅ� olmuştur. Fiş, orjinal olarak mikroformat içinde bilginin yayını ve dağıtımı amacıyla tasarlanmış olmasına karşın günümüğzde geniş kapsamlı olarak veri işleme sistemlerinden çıkan bilginin depolanması ve saklanması (arşivlenme) amacıyla kullanılmaktadır. Mikrografi yani film tabanlı sistemleri EBYS'ye uyarlayan karma sistemler de bulunmaktadır. günümüzde özellikle büyük hacimli arşivlere sahip kurumlar tarafından kullanılmaktadır. Devlet Arşivleme Genel Müdürlüğü örnek olarak verebilir.

Elektronik belge sisteminde belge görüntüleri yeni bir ortama aktarılırken tanıma süreçlerinden geçer. Bunlar, Optik Karakter Tanıma (OCR; Optical Caracter Recognition), Akıllı Karakter Tanıma (ICR- İntelligent Character Recognition), Optik İşaret Tanıma (OMR- Optical Mark Recognition) ve Barkod Tanıma yöntemleridir. Bı sistemlere ek olarak, karakterlerin yorumlanmasını sağlayan yapay sinir ağları (Neural Networks) da entegre edilmelidir.

 Optik karakter tanıma programı, basılı veya makine yazılarını (printed text) tanımlar. Taranan belgenin görüntü analizini ve karakter görüntülerini veri işlmede kullanılan ASCII gibi normal elektronik belge sisteminde kullanılan karakter kodlarına dönüştürür. Optik Karakter Tanıma; Optik Karakter Tanıma (Automatic Character Recognition) ve Metin Tanıma (TR_Text Recognition) olarak iki türlüdür. Optik Karakter Tanıma ile her karakterin karşısına bir ASCII kod atanmasıdır. Başarılı bir tanımanın göstergesi % 99.98 doğruluk derecesine ulaşılmasıdır. Metin tanıma'da ise metinlerin sözcüklerinin ve içeriklerinin tanınmada etkili olmasıdır. Alfa sayısal (harfler ve rakamlar) karakterlerin tanınmasında da kullanılır� (Kets 2004).

Akıllı karakter tanıma sistemi, sisteme aktarılan ve orjinal el yazısı olan belgeleri tanımlar.kurum ve kuruluşlara posta yolu ile gelen el yazısı mektupların tanıma işlemini gerçekleştirir.

Optik işaret tanıma, elektronik ortamdaki işaretleri tanımlar. Düşük kaliteli belgeler olarak adlandırılan faks ve fotokopi gibi belgelerin elektronik belgelere dönüştürülmesi işlemidir.
Dönüştürmedeki etkinlik sözcüklerin doğru akunması ve formatın bozulmaması olarak tanımlanabilir.

Barkod (barcod); genelde dikdörtgen biçiminde olan, birbirine paralel çizilmiş inceli kalınlı çizgilerden ve bu çizgilerin arasındaki boşluklardan meydana gelen, siyah çubukların oluşturduğu bir sembol (Biltec, 2005). olarak tanımlanmaktadır. Özellikle barkodlu ürünlerle belgeler arasında bilgilerin ilişkilendirilmesi açısından gerekli olabilmektedir. Barkodlar sayesinde bilgisayara otomatik veri girişi hızlı bir şekilde sağlanmaktadır. Ayrıca yeni bir uygulama olarak barkod bilgisi üzerinden tarama yapılabilmektedir. 2000li yıllarda gelişen teknoloji ile birlikte başarının anahtarı olarak gösterilen mobilite kavramı, ofiste kullandığımız masaüstü ve dizüstü bilgisayarlarımızı PDA form faktöründe yanımızda taşımamıza imkan sağlarken, buna paralel olarak barkod okuyucular da minyatür tarama modülleri olarak el terminallerinin içerisine girerek hatasız ve hızlı veri toplama uygulamalarının vazgeçilmez bir parçası oldu.�(Biltec, Ocak 2004).

Taramada geçen basılı belgeler ve sisteme alınan elektronik belgeler dizinleme sürecine tabi olunur.bu süreçte miktar ne olursa olsun aranan belgenin zamanında bulunması tüm kurum ve kuruluşlar için ciddi bir sorundur. Bu nedenler; önceden çok iyi planlanmış bir dizinleme tekneği araştırması ve uygulaması yapma zorunluluğu vardır. Belgeler dizinleme aşamasını tamamlamasından sonra onaylama aşamasına gelir. Yetkiili personel tarafından onaylanan belgeler ilgili birimlere ve/veya alt birimlere gönderildiği anda aynı zamanda arşivlenir. Bu aşamada belge yönetimi tekniği açısından devrim niteliği taşır. Basılı belgelerde tüm süreçlerden geçen belgeler son aşamada arşivlenirken, elektronik belgeler, EBY sistemi içinde dizinleme aşaması sonrasındaki onaylama aşamasının bitiminde arşivlenmektedir.

2.4.1. El ile Dizinleme Sistemleri
Belgeler, belirli arama kriterlerine baz oluşturacak özellikler dahilinde dizinlemeye tabi tutulur. Belgelerdeki bilgilerden hareket edilerek oluşturulan anlar tanımlanabilir. Örnek olarak bir fatura dosyasında; fatura numarası, fatura tarihi, faturanın kesildiği yer, firma adı, malzeme adı gibi. Belge arandığında ise dizin değerlerinden herhangi biri ile sorgulama yapılıp çok rahat ve kısa zamanda erişilebilir.

2.4.2 Otomatik Dizinleme Sistemleri
İnsan emeği yerine, otomatik yapıların kullanıldığı sistemlerdir. Metnin üst veri (metadata) bilgilerinin yanısıra, metin içinde belirli sıklıkta geçen kelimelerinin taranarak dizinlenmesinin yapıldığı dizinleme yöntemidir. Bu sistemin en keyifli özelliği, elektronik ortamda ve faksla gelen belgelerin, hiç beklemeden yapılarak, ilgili birim ve/vey alt birime veya ilgili yetkili personelin bilgisayarına 7 gün ve 24 saat gönderilebilmesidir.

2.4.2.1. Kağıt Bazlı Belgelerin Otomatik Dizinlenmesi
Basılı belgeler, tarayıcı ile taranır ve tanımlanır. Belgenin belli alanları dizin olarak tanımlandıktan sonra otomatik olarak dizimlenir. Dizimlemede; indeks numarası, tarama tarihi, nereden veya kimden geldiği, geldiği yerin sayı numarası, belgenin üretim tarihi, nereye veya kime gideceği kutucukları doldurulur. Dizinleme kuralları kurum ve kuruluşların ihtiyaçlarına göre değişim ya da esneklik gösterebilmektedir (Kets, 17 Haziran 2004).

2.4.2.2. Elektronik Belgelerin Otomatik Dizinlenmesi
Elektronik ortamdan gelen belgeler içeriklerinden taşıdığı ve üstlerindeki bilgilerle otomatik olarak dizinlenebilir. Belgenin içeriğindeki bilgilerin yanı sıra işlem anında bizim aklediğimiz bilgilerle bir arada bulunabilirler. Belgenin içeriği olduğu gibi ana belleğe kaydedilir. Ek bilgiler ise veri tabanında saklanır. Böylece veri tabanından bilgiye kolayca erişim sağlanır. Ayrıca dizimlemede Anahtar Kelime� tanımlaması ve sınıflandırması da yapılabilmektedir (KETS, 17 Haziran 2004).

2.4.3. Tam Metin Dizinleme (Full Text İndexing)
Hızla gelişen EBYS teknolojileri sayesinde dizinleme işlemleri tam metin dizinlemeye doğru kaymaktadır. Bu içerik tanımlama bazlı bir yöntemdir. Belgeler içeriklerinden hareketledizinlenmekte ve yine içerik bilgilerinden hareketle geri çağrılabilmektedir. Görüntü (imaj) dosyalarının kullanılmaması nedeniyle hem az yer kaplar hem de  verimsiz belge arama işlemlerine yani uzun sayılabilecek ekran aramalarına son verir.
Genelde şu aşamalar için kullanılır (Ket, 17 Haziran  2004):

Bu dizinleme yöntemi için yanlış okunan kelimeleri düzelten akıllı dizinleme sistemi de bulunmaktadır.
Bunun yanında Fuzzy Logic tekniklerini kullanarak, arama sonuçlarında benzer kelimeleri döndüren motorlarda kullanılabilir.

İş akış yönetim sistemleri, belgelerin kurum içinde hangi birimlere ve/veya alt birimlere gideceğinin ve kimlerin onayından geçeceğinin önceden belirlenmesidir. Daha başka bir ifadeyle, belgenin üretiminden son aşamaya kadar geçen süreçlerin planlanmasıdır. İş akış yönetim sistemi; idarecilere, her bir işlemin hangi aşamada olduğunu, nerede beklediğini veya takıldığını, hangi birimin veya kullanıcının ne kadar zamanda işini bitirdiğini rahatlıkla takip imkanı verir. Böylece, kurumun verimliliği ve performansı, yöneticilerin ise iş üzerindeki etkinlikleri artırılabilir. Bu nedenle, EBY sistemlerinin, iş akış sistemiyle entegre edilmesi kurum açısından büyük önem taşımaktadır (Kets, 2005). Bilinen üç tür iş akış sistemi vardır. Bunlar anlık, yönetimsel ve üretimsel iş akış sistemleridir (Dans, 10 Haziran 2004).

2.5.1. Anlıık (Ad-Hoc) İş Akışları
İş akışının kullanıcının insiyatifine bırakıldığı bir sistemdir. Bu sistemde, yetkili kullanıcı, işin kapsamına göre belgeleri gerekli gördüğü yerlere yönlendirir. Bu sistem hem dahili hem de genel EBY sistemlerinde mutlak surette bulunması gereken özel bir iş akış sistemidir.
Çünkü, kurum ve kuruluşlarda, gizlı�, çok gizli� ve kişiye özel� belgeler olduğu gibi, iç denetim ve teftişamacıyla kullanılan veya kurum ve kuruluşların en üst yönetiminin tasarrufunda bulunması gereken, aynı zamanda kurum ve kuruluşların yaşamsal çıkarlarının söz konusu olduğu sırlar anlamında ayrı ve çok özel bir dağıtım sisteminin zorluğuna işaret etmektedir.

2.5.2. Yönetimsel (Administrative) İş Akışları
İş akışının önceden, kuruluş aşamasında belirlendiği sistemdir. Belgenin sisteme girilmesinden veya sistemden üretilmesinden itibaren hangi birimlere ve/veya alt birimlere gideceği, hangi onaylardan geçeceği ve kimler tarafından kullanılacağı bellidir. Daha çok, kurum ve kuruluşların, dahili EBY istemleri için tasarlanna genel iş akış sistemidir. Kurum ve kuruluşların özelliklerine bağlı olmakla beraber genel olarak; izin talep formu, iş talep formu, hasta muayene talep formu, avans talep formu, seyehat onay formu, pasaport talep formları, personel evlilik ve vefat duyurularını örnek olarak gösterebiliriz.

2.5.3. Üretimsel (Productive) İş Akışları
Resmi ve kurumsal belgelerin en ince ayrıntısına kadar rotalarının belirlendiği sistemdir. Kurum ve kuruluşların normal işlerinin yürütülmasi, yasal ve kamusal yükümlülüklerinin yerine getirilmesinde ve yaşamsal faaliyetlerinin sürsürülmesi bağlamında yaptığı rutin işlemlerdir. Bu sistemde; tüm belgelerin dizinlenmelerinin ardından, en ince ayrıntısına kadar tasarlanmış normal ve çift yönlü belge akışı kastedilmektedir. Genel EBY sisteminin vazgeçilmez unsurudur.

Elektronik belge yönetim sistemlerinde en önemli konulardan biri de depolama yani arşivlemedir. Sistemin büyüklüğüne göre belirlenen arşivleme yantemleri ve uygun teknolojik donanımlar tercih edilebilir. Gartner grubun yaptığı araştırmalarda şirket dökümanlarının % 70-80'inin arşivlenebilir olduğu ve insanların doküman il olan işlerinin % 70'inin bunları aramakla geçtiği saptanmıştır. Bu dökümanların % 25-30'una ise yanlış depolama yüzünden hiçbir zaman ulaşım mümkün olmaz� (Das, 18 Haziran 2004). Bielawski (1996, s.16) ise atıl durumda bulunan belgeler için şu tespiti yapmaktadır: Bu tür bilgiler; eğitimin, işlemlerin, yol haritalarının ve diğer birçok aktivitelerin temelini oluşturur. Aktiviteler ise iş sürecinin geliştirilebilmesi, değersiz bilgilerin ayıklanması, değerli bilgilerin işlenebilmesidir. Organizasyonlarda geri çağrılan ve işlenebilen bilgiler toplam bilginin ancak % 10 ile 20'sini oluşturmaktadır. Bu bilgilere milyonlarca dola harcanmaktansa etkin bir EBYS kurularak ve EBYS'nin güvenli ve kontrollü stoklanması, kataloglama, dizinleme ve kontrol ile değerli ve doğrulanabilir işlerin muhafazası etkin bir şekilde planlanabilir. Geri kalan bu  % 80'lik belgeler diğer % 10-20'ye nispetle yönetilmeyen, kontrol dışı ve faydalanamayan bilgilerdir. Günümüzün rekabetçi dünyasında, EBYS teknolojileri ile rekabetçi bir avantaj sağlanmak, yani bu % 80lik bilgiyi işlemek organizasyonlar için büyük fırsat olabilir.�

2.6.1. Görüntü Arşivleme Sistemleri
Görüntü arşivleme sistemleri (GAS) (İmage Archiving Systems); kağıt tabanlı belgelerin taranarak elde edilen görüntülerin elektronik ortama aktarılması ve belirli kriterlere göre dizinlenmesi ve arşivlenmesidir. Basit bir GAS için; bir tarayıcı, bir bilgisayar ve uygun bir yazılım yeterli olabilmektedir. Sistem, kurum ve kuruluşların ihtiyaçları oranında ve ilgili sistem yazılımının elverdiği ölçüde büyütülebilmektedir.
El yazısı mektuplar, daktilo yazısı mektuplar, basılı belgeler, fakslar, teleksler ve bilgisayar çıktıları taranarak sisteme alınmakta, tercih edilen sistemle dizinlenerek arşivlenmektedir. GAS; basit, ucuz, pratik ve çok kullanışlı olması nedeniyle günümüzde, dünyadaki birçok kurum ve kuruluşta çok yaygın olarak kullanılmaktadır. Ulusal arşivler, eski el yazmaları bu kapsamda ele alınmakta, bu yöntemle değerlendirilmekte, ulusal ve uluslararası erişime ve kullanıma bu yolla açılabilmektedir. Ancak, GAS'a iş akış sistemi ve ek donanımlar eklenerek Yönetim Sistemi� adı verilen çeşitli uygulamalar yapılabilmektedir. Örneğin; Görüntü Yönetim Sistemi�, Döküman Yönetim Sistemi�, Elektronik Döküman Yönetim Sistemi�, veya Elektronik Döküman Görüntü Sistemleri� gibi. TCMB İdari Merkezi Haberleşme Müdürlüğü kurulu Elektronik Döküman Yönetim Sistemi� bu tür bir uygulama olarak karşımıza çıkmaktadır.

2.6.2. Belge Arşivleme Sistemleri
Belge arşivleme sistemi (BAS); kağıt tabanlı belgelerin yanı sıra elektronik belgelerinde belirli kriterlere göre dizinlenerek arşivlenmesidir. EBY sisteminin temel unsurudur. Bu sistemlerde; kağıt belge, faks, video, ses, HTML sayfalar, mikrofilm, EDI belgeleri, e-postalar, bilgisayar / mainframe çıktıları, CAD çizimleri ve sayfası 250'yi aşan elektronik belge (word, excel, text document, sreadsheet v.b.) tipleri işlenip yönetebilmektir (Kets, 2005; Das, 2005; Abahçe, 2005). Belge arşivleme sistemine, profil oluşturma, versiyonlama iş akışı ve onaylama mekanizması gibi özellikler yüklenerek çeşitli talepleri karşılayacak çözümler retebilmektedir. BAS, ortalama ihtiyaçları karşılamak amacıyla kullanılabilmektedir. Günümüzde birçok kurum ve kuruluş için hem uzun hem de EBYS'ye geçiş sürecinde en uygulanabilir tercih olarak gözükmektedir. Özellikle internette açılan ve diğer netlerle (LAN; WAN; intranet, ekstranet) elektronik ortamda belge alışverişi yapan kurum ve kuruluşlar için zorunlu bir adım olmaktadır. Bilişim çağına entegre olmak günümüzde vazgeçilmez öneme sahiptir.

2.6.3. Video Arşivleme Sistemleri
Video arşivleme sistemi, video belgelerinin arşivlenmesi, içerikleri üzerinden sınıflandırma, ilişki oluşturma, özet çıkarma, dizinleme, akıllı sorgularla videolarla erişimi ve mevcut video verilerinden yeni video belgeleri yaratabilme özelliklerini barındıran programlardır. Videolar genelde yapıldığı gibi sematik olarak dizinlenebilmei için bütün olarak videonun izlenmesi gerekir. Veideoların çokluğu ve uzunluğu altından kalkması çok zor bir sorun yaratmaktadır. Video bilgisinin miktarı, karmaşıklığı arttıkça ve videolar arası bağlantı ve ilişki kurma ihtiyacı belirdikçe video görüntü içeriklerinin otomatik analizi ve işlenmesi bir zorunluluk haline gelmektedir. Bu sorunların üstesinden gelmek için iki farklı yöntem kullanılabilir (Abahçe, 21 Haziran 2994).

Bu iki bileşenin birbirleri ile bütünlenmesi ile verimli bir arşiv oluşturulabilir. Hem dahili hem de  harici kullanıcılar aranabilir özetlere çevrilerek sayısallarştırılan videolara ulaşabilirler. Genel faydalarını aşağıdaki gibi özetleyebiliriz (Abahçe, 21 Haziran 2004).

Resim Arşivleme Sistemleri

Resim arşivleme sistemi renkli, siyah-beyaz ya da gri skala resimlerin görüntü üzerinden kesilmesi ve yine seçilen kritelere göre dizinlenerek belge yönetim sistemine aktarılmasını sağlar. Aynı zamanda raporlama ve monitorig araçları sayesinde sistemin sürekli izlenebilmesinde ve geçmişe dönük kullanıcı ya da iş akışı raporlar üretebilmesine olanak tanır (Ket, 2004). Özellikle kurum ve kuruluşların insan kaynakalrı birimlerinde, bankalarda, nüfus idarelerinde ve emniyet birimlerinde çeşitli kullanım amaçlarına hizmet eden farklı uygulamalar bulunmaktadır.

Giden belgeler bilgisayardan giden numarası alarak alıcı adreslerine sevk edilir. Giden belgeler kural olarak elektronik ortamda diğer sistemlere gönderilir. Ancak şartlar farklı gönderi yöntemlerini kaçınılmaz kılabilir. Sistem buna göre düşünülmüş olmalıdır.

2.7.1. Posta Olarak Giden Belgeler
Giden belgeler kural olarak önceden belirtilen adrese gönderilmek zorundadır. Adres posta adresi ise posta yolu ile gönderilmek zorundadır. Bu durumda elektronik belgeler giden bilgisayarından yazıcılara yönlendirilir. Yazıcıdan alınarak zarflanıp posta idaresi veya kuryelerle alıcısına gönderilir.

2.7.2. Elektronik Olarak Gönderilen Belgeler
Elektronik belgelerin bir EBY isteminden diğer EBY sistemlerine veya bilgisayarlara elektronik ortamda göderilmesidir. Diğer bir ifade ile, belgenin giden bilgisayarından adresteki gelen bilgisayarına gönderilmesi işlemidir. EBYS'nin bulunmadığı durumlarda ise gönderilmesi gereken belgeler e-posta olarak ta gönderilebilmektedir.

2.7.3. Faks Olarak Giden Belgeler
Kurumsal faks yönetim sistemi bulunan EBY sisteminde, giden belgeler faks olarak gönderilebilir. Bilgisayar cihazı olmayan müşteriler için son dercece iyi bir çözüm olabilmektedir. Belge gönderildikten sonra gönderim belgesi alınabilir ve değişik alternatiflerde sayısal olarak arşivlenebilir. Böylelikle e-posta göderir gibi rahatlıkla fakslar farklı hederflere ve farklı miktarlarda güvenle gönderilebilir.

 

e-mail us now — Sales : yazilim@senioryazilim.com / Support : destek@senioryazilim.com